LEY DE PRIVACIDAD DEL SECTOR PRIVADO
Política de protección de información personal
En Aldus Translations Solutions Inc., nos comprometemos a brindarles a nuestros clientes un servicio excepcional. Dado que brindar este servicio implica la recopilación, uso y divulgación de información personal sobre nuestros clientes, proteger su información personal es una de nuestras prioridades más importantes. Si bien siempre hemos respetado la privacidad de nuestros clientes y hemos protegido su información personal, hemos fortalecido nuestro compromiso de proteger información personal como resultado de la LEY DE PROTECCIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL DEL SECTOR PRIVADO de Quebec, que fue actualizada el 1 de agosto de 2014. Establece las normas básicas sobre cómo empresas y organizaciones sin fines de lucro de Quebec deben recopilar, utilizar y divulgar la información personal. Informaremos a nuestros clientes la razón y la forma en que recopilamos, utilizamos y divulgamos su información personal, obtendremos su consentimiento de corresponder y únicamente trataremos su información personal de forma razonablemente apropiada bajo las circunstancias. La política de protección de información personal, de conformidad con la LEY DE PROTECCIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL DEL SECTOR PRIVADO, detalla los principios y prácticas que cumpliremos con el fin de proteger la información personal de clientes y miembros. Nuestro compromiso de privacidad incluye garantizar precisión, confidencialidad y protección a la información personal de clientes y permitir que nuestros clientes soliciten acceso y corrección de su información personal. Alcance de esta política Esta política de protección de información personal se aplica a Aldus Translations Solutions Inc. Esta política también se aplica a los proveedores de servicios que recopilen, utilicen o divulguen información personal en nombre de Aldus Translations Solutions. Definiciones Información personal: significa información personal identificable de un individuo que no incluye información de contacto (abajo). Información de contacto: significa información que permite contactar a un individuo en un sitio de negocios e incluye nombre, puesto o título, número de teléfono laboral, dirección comercial, correo electrónico comercial o número de fax comercial. La información de contacto no está cubierta por esta política ni por la LEY DE PROTECCIÓN DE INFORMACIÓN DE PERSONAL DEL SECTOR PRIVADO. Oficial de privacidad: significa un individuo al que le es designada la responsabilidad de garantizar que Aldus Translations Solutions Inc. cumpla con esta política y con la LEY DE PROTECCIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL DEL SECTOR PRIVADO. Política 1: Recopilación de información personal 1.1 A menos que los fines de la recopilación de información personal sean evidentes y el cliente o miembro proporcione su información personal de forma voluntaria para dichos fines, comunicaremos los fines para los que se recopilará información personal, ya sea de forma oral o escrita, antes de la recopilación. 1.2 Únicamente recopilaremos información del cliente o miembro que sea necesaria para los siguientes fines:
Verificar identidad;
Verificar solvencia crediticia;
Identificar preferencias del cliente;
Entender necesidades bancarias de nuestros clientes;
Crear y administrar una cuenta;
Entregar productos y servicios solicitados;
Garantizar alta calidad de servicio a nuestros clientes;
Cumplir con requisitos reguladores;
Cobrar y procesar pagos;
Política 2 – Consentimiento 2.1 Deberemos obtener el consentimiento del cliente para recopilar, utilizar o divulgar información personal (excepto cuando, como se indica abajo, estemos autorizados para hacerlo sin consentimiento). 2.2 El consentimiento puede ser oral, escrito, en formato electrónico o puede ser implícito cuando el fin de recopilar, utilizar o divulgar información personal se considere evidente y el cliente proporcione información personal para dicho fin. 2.3 El consentimiento también será implícito cuando el cliente es notificado y tiene una oportunidad razonable de optar por no incluir su información personal en correos salientes, comercialización de nuevos servicios o productos, recaudación de fondos y el cliente no lo hace. 2.4 Sujeto a ciertas excepciones (por ej.: si la información personal es necesaria para brindar el servicio o producto, o si retirar el consentimiento podría impedir el cumplimiento de una obligación legal), los clientes pueden suspender o retirar su consentimiento para que Aldus Translations Solutions utilice su información personal de ciertas formas. La decisión del cliente de suspender o retirar su consentimiento para ciertos usos de información personal podría restringir nuestra capacidad de brindar un servicio o producto en particular. De ser así, explicaremos la situación para asesorar al cliente al tomar la decisión. 2.5 Podremos recopilar, utilizar o divulgar información personal sin el conocimiento o consentimiento del cliente en las siguientes circunstancias limitadas:
Si la recopilación, uso o divulgación de información personal es permitida o requerida por ley;
Ante una emergencia que ponga en riesgo la vida, salud o seguridad personal de un individuo;
Si la información personal está disponible en una fuente pública (por ej.: una guía telefónica);
Al solicitar asesoramiento legal de un abogado;
Para los fines de cobrar una deuda;
Para protegernos de fraude;
Para investigar un incumplimiento anticipado de un acuerdo o una contravención de ley
Política 3 – Uso y divulgación de información personal 3.1 Únicamente utilizaremos o divulgaremos información personal de clientes y miembros si es necesario para cumplir con los fines identificados al momento de la recopilación (o para un fin razonablemente relacionado con dichos fines tales como: realizar encuestas del cliente con el fin de mejorar la entrega de nuestros servicios; contactar a nuestros clientes directamente para ofrecer productos y servicios que les podrían interesar; 3.2 No utilizaremos ni divulgaremos información personal del cliente para ningún fin adicional a menos que tengamos consentimiento para hacerlo. 3.3 No venderemos clientes, listas ni información personal a otras partes (a menos que tengamos el consentimiento para hacerlo)). Política 4 – Retención de información personal 4.1 Si utilizamos información personal del cliente para tomar una decisión que afecta directamente al cliente, retendremos dicha información personal durante al menos un año para que el cliente tenga una oportunidad razonable de solicitar acceso a la misma. 4.2 Sujeto a la política 4.1, retendremos cierta información personal del cliente únicamente siempre y cuando sea necesario para cumplir los fines identificados o un fin legal o comercial. Política 5 – Garantizar precisión de la información personal 5.1 Haremos todo lo posible para que la información personal del cliente sea precisa y completa si se utiliza para tomar una decisión acerca del cliente o si es divulgada a otra organización. 5.2 Los clientes podrán solicitar la corrección de su información personal con el fin de garantizar su precisión y complitud. Se deberá realizar un pedido de corrección de información personal por escrito y proporcionar los detalles suficientes para identificar la información personal y realizar la corrección solicitada. 5.3 Si la información personal resulta ser imprecisa o incompleta, corregiremos la información según se solicite y enviaremos la información corregida a las organizaciones a las que hayamos divulgado la información personal en el año anterior. Si no se realiza la corrección, anotaremos el pedido de corrección del cliente en el archivo. Política 6 – Protección de la información personal 6.1 Nos comprometemos a garantizar la protección de la información personal del cliente con el fin de protegerla de acceso, recopilación, uso, divulgación reproducción, modificación o eliminación no autorizados o riesgos similares. 6.2 Se implementarán las siguientes medidas de seguridad para garantizar que la información personal del cliente esté protegida apropiadamente:
Uso de gabinetes de archivo cerrados con llave;
Protección física de oficinas donde se encuentra información personal;
Uso de identificaciones de usuario;
Contraseñas, criptografía y firewall;
Restricción de acceso a empleados a información personal según corresponda;
Contratación de proveedores de servicios para proporcionar medidas de seguridad apropiadas.
6.3 Implementaremos medidas de seguridad apropiadas al destruir información personal del cliente tales como triturar documentos y eliminar información almacenada de forma electrónica. 6.4 Revisaremos y actualizaremos de forma continua nuestras políticas y controles de seguridad a medida que cambia la tecnología para garantizar protección continua de la información personal. Política 7 – Otorgar acceso a información personal a clientes y miembros 7.1 Los clientes tienen derecho a acceder a su información personal, sujeta a excepciones limitadas tales como privilegio abogado-cliente, si la divulgación revelara información personal de otro individuo o cuestiones de salud y seguridad 7.2 Se debe realizar un pedido escrito de acceso a la información personal y se debe brindar suficiente detalle para identificar la información personal solicitada. 7.3 Si es solicitado, también le diremos al cliente cómo utilizamos su información personal y a quién se ha divulgado de corresponder. 7.4 Brindaremos la información solicitada dentro de 30 días hábiles, o enviaremos una notificación escrita de prórroga si se requiere tiempo adicional para cumplir con el pedido. 7.5 Se podrá cobrar una tarifa mínima por proporcionar acceso a información personal. Si se aplica una tarifa, informaremos al cliente el costo y pediremos confirmación del cliente para proceder o no con el pedido. 7.6 Si el pedido es rechazado de forma total o parcial, notificaremos al cliente por escrito, proporcionando las razones del rechazo y el recurso disponible para el cliente. Política 8 – Preguntas y quejas: La función del oficial de privacidad o individuo designado 8.1 El oficial de privacidad o individuo designado es responsable de garantizar la conformidad de Aldus Translations Solutions con esta política y la ley de protección de información personal. 8.2 Los clientes deben dirigir las quejas, inquietudes o preguntas con respecto al cumplimiento del nombre de la organización al oficial de privacidad. Si el oficial de privacidad no puede resolver la inquietud, el cliente también podrá escribir al Comisionado de Información y Privacidad de Quebec.
