Loi sur la protection de la vie privée du secteur privé

Politique de protection des renseignements personnels

Chez Aldus Translations Solutions Inc., nous nous engageons à offrir un service d’exception à nos clients. Étant donné que ces services comprennent la collecte, l’utilisation et la communication de certains renseignements personnels relatifs à nos clients, il est de notre devoir de préserver la confidentialité de ces renseignements. Ayant par le passé respecté la vie privée de nos clients et protégé leurs renseignements personnels, nous avons renforcé notre engagement grâce à LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DANS LE SECTEUR PRIVÉ DE LA PROVINCE DE QUÉBEC, qui a été mise à jour le 1er août 2014. Elle énonce les règles de base sur la façon dont les entreprises et les organisations à but non lucratif doivent collecter, utiliser et communiquer les renseignements personnels. Nous informerons nos clients des fins pour lesquelles nous collectons, utilisons et communiquons leurs renseignements personnels d’une façon qu’une personne raisonnable considèrerait comme étant appropriée dans les circonstances. Cette politique sur la protection des renseignements personnels conforme à LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DANS LE SECTEUR PRIVÉ définit les principes et les pratiques à suivre pour protéger les renseignements personnels des clients, consommateurs et membres. Notre engagement envers la protection des renseignements personnels assure l’exactitude, la confidentialité et la sécurité de ces derniers, permettant ainsi à nos clients l’accès et la correction de leurs renseignements personnels. La portée de cette politique Cette politique de protection des renseignements personnels s’applique à Aldus Translations Solutions Inc. Cette politique s’applique aussi à tous les fournisseurs de services qui collectent, utilisent ou communiquent des renseignements personnels au nom d’Aldus Translations Solutions. Définitions Renseignements personnels- signifie tout renseignement relatif à un individu identifiable Les renseignements personnels ne comprennent pas les coordonnées permettant de vous joindre (décrites ci-dessous) Coordonnées – signifie les renseignements qui permettent de joindre un individu sur son lieu de travail et comprend le nom, le poste, le numéro de téléphone, l’adresse, le courriel et numéro de télécopieur de l’entreprise. Les coordonnées ne sont pas couvertes par cette politique ou par LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DANS LE SECTEUR PRIVÉ Politique 1 – Collecte de renseignements personnels 1.1 À moins que le but de la collecte de renseignements personnels ne soit évident et que le client, consommateur, membre veuille fournir ses renseignements personnels à cette fin, nous communiquerons la raison pour laquelle vos renseignements personnels sont recueillis, soit oralement ou par écrit, et ce avant ou pendant la collecte de ces derniers. 1.2 Nous ne recueillerons seulement les renseignements des clients, consommateurs, membres nécessaires à ces fins : -La vérification d’identité –La vérification de solvabilité –La compréhension des besoins bancaires de nos clients –L’ouverture et la gestion de compte –La livraison de produits et services demandés –La garantie d’offrir un service de grande qualité à nos clients –Le respect des exigences règlementaires –La collecte et le traitement des paiements Politique 2 – Consentement 2.1 Nous obtiendrons le consentement du client pour la collecte, l’utilisation et la communication des ses renseignements personnels (sauf, tel que mentionné ci-dessous si nous sommes autorisés à les utiliser sans consentement). 2.2 Le consentement peut être donné oralement, par écrit, de façon électronique ou il peut être présupposé lorsque le but de la collecte, de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels est considéré comme évident et que le client a volontairement fourni ces renseignements. 2.3 Le consentement peut aussi être présupposé dans le cas où le client aurait reçu un avis ou reçu une opportunité véritable de retirer son consentement pour des envois postaux, la promotion de nouveaux services ou produits, des collectes de fond et que le client n’aurait pas retiré son consentement. 2.4 Sous réserve de certaines exceptions (ex. : les renseignements personnels sont nécessaire pour fournir le produit ou le service, ou le retrait du consentement ferait obstacle à une obligation légale) les clients peuvent retirer d’accorder ou retirer leur consentement à ce qu’Aldus Translations Solutions utilise leurs renseignements personnels pour certaines utilisations. La décision d’un client de retirer d’accorder ou de retirer leur consentement pour certaines utilisations peut restreindre notre capacité à fournir un service ou produit particulier. 2.5 Nous pouvons collecter, utiliser ou communiquer des renseignements personnels sans que le client le sache ou y consente dans les circonstances suivantes : Lorsque la collection, l’utilisation ou la communication des renseignements personnels est permise ou exigée par la loi; Dans un cas d’urgence où la vie, la santé et la sécurité d’un individu sont en danger; Lorsque les renseignements personnels sont accessibles à partir d’une source publique (ex. : un annuaire téléphonique); Lorsque nous demandons un avis juridique; À des fins de recouvrement de dettes; Pour se protéger contre la fraude; Pour faire enquête sur l’inexécution d’une obligation ou la contravention d’une loi. Politique 3 – Utilisation et communication de renseignements personnels 3.1 Nous utiliserons ou communiquerons les renseignements personnels d’un client, consommateur ou membre pour répondre aux fins précisées au moment de la collecte (ou à une fin liée de façon raisonnable aux fins précisées telles que : Mener des enquêtes dans le but d’offrir davantage de services; Contacter directement nos clients pour leur faire part de produits et services susceptibles de les intéresser; 3.2 Nous n’utiliserons pas et ne communiquerons pas les renseignements personnels des clients à des fins additionnelles à moins d’en avoir obtenu le consentement. 3.3 Nous ne vendrons pas les renseignements personnels et les listes de nos clients à d’autres parties (à moins d’en avoir obtenu le consentement). Politique 4 – Rétention de renseignements personnels 4.1 Si nous utilisons les renseignements personnels d’un client pour prendre une décision qui affecte directement le client, nous conserverons les renseignements personnels pour au moins un an afin que le client ait l’opportunité raisonnable de solliciter l’accès à ces renseignements. 4.2 Soumis à la politique 4.1 Nous conserverons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaires pour répondre aux fins précisées, à des fins juridiques ou commerciales. Politique 5 – Assurer l’exactitude des renseignements personnels 5.1 Nous déploierons des efforts raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels des clients sont exacts et complets là où ils pourraient servir à prendre une décision qui concerne le client où pourraient être communiqués à une autre organisation. 5.2 Les clients peuvent demander qu’une correction soit apportée à leurs renseignements personnels afin que ces derniers soient exacts et complets. Une demande de correction des renseignements personnels doit être rédigée et contenir suffisamment de détails pour être en mesure d’identifier les renseignements personnels et les corrections qui doivent être apportées. 5.3 Si les renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, nous apporterons les corrections demandées et nous enverrons les renseignements corrigés aux organisations à qui nous avons communiqué les renseignements personnels durant l’année précédente. Si la correction n’a pas été faite, nous prendrons note de la demande de correction exigée par le client dans son dossier. Politique 6 - Protection des renseignements personnels 6.1 Nous sommes déterminés à assurer la sécurité des renseignements personnels de nos clients afin de les protéger contre un accès, une collecte, une utilisation, une communication, une copie, une modification, une élimination ou tous autres risques semblables non autorisés. 6.2 Les mesures de sécurité ci-après seront suivies afin d’assurer la protection adéquate des renseignements personnels de nos clients : -l’utilisation de classeurs verrouillés; -la protection physique des bureaux où sont conservés les renseignements personnels; -l’utilisation d’identificateur d’utilisation -l’utilisation de mots de passe, de cryptage et de pare-feu; -selon le cas, un accès limité aux renseignements personnels pour les employés; -faire appel à des fournisseurs de services contractuels afin de fournies mesures de sécurité comparables. 6.3 Nous prendrons les précautions nécessaires au moment de détruire des renseignements personnels tels que le déchiquetage des documents papier et la suppression des documents numériques. 6.4 Nous examinerons et améliorerons continuellement nos politiques de sécurité et de contrôle en fonction des progrès technologiques afin d’assurer la sécurité continue des renseignements personnels. Politique 7 Fournir aux clients, consommateurs et membres un accès à leurs renseignements personnels 7.1 Les clients ont le droit d’avoir accès à leurs renseignements personnels, sous réserve d’exceptions limitées où les renseignements sont protégés par le secret professionnel, où la divulgation des renseignements pourrait révéler les renseignements personnels d’une autre personne, ou pour des raisons de santé et sécurité. 7.2Une demande d’accès aux renseignements personnels doit être rédigée par écrit et contenir suffisamment de détails pour être en mesure d’identifier les renseignements personnels. 7.3 Sur demande, nous informerons les clients sur la façon dont nous utilisons leurs renseignements personnels et à qui ils ont été divulgués, le cas échéant. 7.4 Nous rendrons les renseignements demandés disponibles dans les 30 jours ouvrables ou nous demanderons une prolongation par écrit lorsqu’il faudra plus de temps pour remplir cette demande. 7.5 Des frais minimums pourraient être exigés pour une demande d’accès aux renseignements personnels. Dans le cas où des frais sont exigés, le client sera d’abord informé des coûts reliés à sa demande et il devra ensuite décider s’il désire que sa demande soit traitée. 7.6 Si une demande est refusée en totalité ou en partie, le client sera avisé par écrit des raisons du refus et des recours dont il dispose. Politique 8 – Questions et plaintes : le rôle d’un agent à la vie privée ou d’une personne désignée 8.1 L’agent à la vie privée ou la personne désignée est de garantir la conformité d’Aldus Translations Solutions à la présente politique et à la loi sur la protection des renseignements personnels. 8.2 Les clients doivent adresser par écrit leurs plaintes, questions ou préoccupations à l’agent à la vie privée en ce qui concerne la conformité d’Aldus Translations Solutions. Si l’agent à la vie privée n’est pas en mesure de régler la question, le client peut aussi écrire au Commissaire à l’information et à la vie privée.